RMS, πλατφόρμα ναυτιλιακής πληροφόρησης
Πελάτης: Resolute Maritime
Αναπτύξαμε το RMS, ένα custom ναυτιλιακό CRM και πλατφόρμα πληροφόρησης για τη Resolute Maritime, που αντικατέστησε ένα αρχείο Excel ενός χρήστη με ένα σχεσιακό μοντέλο δεδομένων για πλοία, εταιρίες, ναυπηγεία και αιτήματα, εμπλουτισμένο με θέσεις πλοίων σε πραγματικό χρόνο από το Marine Traffic, επαλήθευση από μητρώα στόλου και σύνδεση με το Microsoft 365. Πλατφόρμα που αναπτύσσεται εδώ και χρόνια, σε εξέλιξη.
Προκλήσεις
- Το αρχείο Excel ήθελε περίπου 20 λεπτά για να ανοίξει, και μία μόνο εβδομαδιαία αναφορά απαιτούσε σχεδόν δύο ολόκληρες εργάσιμες ημέρες χειροκίνητων pivot
- Ολόκληρη η εμπορική λειτουργία έτρεχε σε ένα αρχείο Excel που μπορούσε να ανοίξει μόνο ένας χρήστης κάθε φορά
- Οι θέσεις από το Marine Traffic, η επαλήθευση στα μητρώα στόλου και τα νέα των εταιριών ελέγχονταν χειροκίνητα, καρτέλα προς καρτέλα, χωρίς τρόπο πρόβλεψης της ζήτησης για δεξαμενισμό ανά τρίμηνο, τύπο πλοίου ή ναυπηγείο
- Τα έτοιμα CRM (Salesforce, HubSpot) δεν μοντελοποιούν πλοία, κύκλους ανανέωσης νηογνωμόνων ή περιοχές δραστηριότητας ναυπηγείων
- Η ανάγνωση των εισερχόμενων email και η μετατροπή καθενός σε εγγραφή αιτήματος με το χέρι ήταν η μεγαλύτερη σπατάλη χρόνου της ομάδας
- Τα κενά συμμόρφωσης, εκπρόθεσμες επιθεωρήσεις και ληγμένες παρατάσεις δεξαμενισμού, εντοπίζονταν μόνο με περιστασιακούς ελέγχους στο υπολογιστικό φύλλο
Λύσεις
- Ενιαίο σχεσιακό μοντέλο δεδομένων για πλοία, εταιρίες, επαφές, ναυπηγεία, λιμάνια, αιτήματα, ευκαιρίες επισκευής, καμπάνιες και πρότυπα: ένα σχήμα που αντικατέστησε κάθε φύλλο του αρχικού Excel
- Επίπεδο ναυτιλιακής πληροφόρησης με θέσεις πλοίων από το Marine Traffic και ιστορικό ταξιδιών 12 μηνών, επαλήθευση σε δημόσια μητρώα στόλου, αυτόματο υπολογισμό της επόμενης ημερομηνίας ανανέωσης και ωριαία ροή Google News για κάθε εταιρία
- Μηχανή Repair Prospects που εντοπίζει πλοία που πιθανότατα θα χρειαστούν δεξαμενισμό τους επόμενους 24 μήνες, με λογική βαθμολόγησης που ρυθμίζεται ανά ναυπηγείο και περιοχή δραστηριότητας
- Σύνδεση με το οικοσύστημα της Microsoft: διαχείριση εγγράφων στο OneDrive με έξυπνους φακέλους Inquiries/{Company}/{Vessel}, πρόσθετο Outlook για δημιουργία αιτήματος με ένα κλικ, και SSO μέσω Azure AD / MSAL με MFA
- Κέντρο ελέγχου λειτουργιών για την παρακολούθηση των υπηρεσιών παρασκηνίου και την εκκίνηση χειροκίνητων συγχρονισμών (ημερομηνίες δεξαμενισμού, καθαρισμός δεδομένων νηογνωμόνων, επαλήθευση Marine Traffic, έλεγχος στόλου, ανανέωση ειδήσεων)
- Σύστημα καμπανιών και προτύπων με σύνταξη μορφοποιημένου κειμένου, εισαγωγή μεταβλητών, υποστήριξη HTML και διαχείριση εκδόσεων
Αποτελέσματα
- Από 20 λεπτά για να ανοίξει το Excel και σχεδόν δύο εργάσιμες ημέρες για κάθε εβδομαδιαία αναφορά → άμεση εμφάνιση δεδομένων και αυτοματοποιημένες αναφορές
- 6.381 πλοία και 699 εταιρίες σε 18 ενοποιημένα modules
- Η συνεχής παρακολούθηση της συμμόρφωσης αντικατέστησε τους περιστασιακούς ελέγχους· οι εμπορικές συζητήσεις βασίζονται πλέον σε δεδομένα
- Η αρθρωτή αρχιτεκτονική έχει ενσωματώσει δεκαοκτώ modules χωρίς να ξαναγραφτούν τα παλαιότερα, και κάθε προσθήκη χτίζει πάνω στα αρχικά θεμέλια
Το RMS είναι το είδος του συστήματος που δεν αγοράζεται, μόνο χτίζεται. Όταν μια ομάδα έχει ξεπεράσει το υπολογιστικό της φύλλο, η απάντηση σπάνια είναι άλλη μια γενική συνδρομή SaaS. Είναι μια πλατφόρμα που μετατρέπει σε λογισμικό την επιχειρησιακή γνώση που η ομάδα απέκτησε με κόπο, και στη συνέχεια προσθέτει διαρκώς ευφυΐα πάνω σε αυτά τα θεμέλια.
Ο πελάτης
Η Resolute φέρνει σε επαφή πλοιοκτήτες με ναυπηγεία σε όλο τον κόσμο για δεξαμενισμούς, επιθεωρήσεις και επισκευές. Το εμπορικό της πλεονέκτημα βασίζεται σε μια καθόλου λαμπερή ικανότητα: να ξέρει ποιο πλοίο χρειάζεται ποιο ναυπηγείο, πότε, και να μπορεί να δώσει αξιόπιστη προσφορά.
Τα περισσότερα δεδομένα πίσω από αυτές τις αποφάσεις βρίσκονται σε ιδιόκτητες ναυτιλιακές πηγές που δεν επικοινωνούν μεταξύ τους: θέσεις πλοίων από το Marine Traffic, δημόσια μητρώα στόλου, κύκλοι ανανέωσης νηογνωμόνων, προγράμματα δεξαμενισμού σε ναυπηγεία τεσσάρων ηπείρων. Η σύνθεση αυτής της εικόνας γινόταν κάποτε με το χέρι.
Η πρόκληση
Η Resolute έτρεχε ολόκληρη την εμπορική της λειτουργία σε ένα μόνο αρχείο Excel. Πολλά φύλλα, πλοία, εταιρίες, επαφές, ναυπηγεία, λιμάνια, αιτήματα, ευκαιρίες, καμπάνιες, πρότυπα, όλα αλληλένδετα μέσα από χειροκίνητες αναζητήσεις. Όταν μας κάλεσαν, το αρχείο ήθελε περίπου είκοσι λεπτά μόνο για να ανοίξει, και μία εβδομαδιαία αναφορά κόστιζε σε κάποιον σχεδόν δύο ολόκληρες εργάσιμες ημέρες για να συνδέσει τα pivot με το χέρι. Το κόστος αυτής της προσέγγισης μεγάλωνε με κάθε νέο πλοίο που παρακολουθούσαν.
Η λύση δεν ήταν άλλο ένα έτοιμο CRM. Το Salesforce και το HubSpot δεν μοντελοποιούν πλοία. Δεν συνδέονται με το Marine Traffic ή με δημόσια μητρώα στόλου. Δεν καταλαβαίνουν ότι ένα «lead» στις ναυτιλιακές επισκευές είναι ένα bulk carrier 250 μέτρων που πρέπει να μπει σε δεξαμενή στη Μεσόγειο μέσα σε είκοσι τέσσερις μήνες, με έτος ναυπήγησης που ενεργοποιεί τον κανόνα της πενταετούς επιθεώρησης, και που αυτή τη στιγμή πλέει προς τη Σιγκαπούρη.
Η Resolute χρειαζόταν μια πλατφόρμα που μιλά τη γλώσσα της ναυτιλίας από τη φύση της.
Η προσέγγιση
Δεν αντιμετωπίσαμε το RMS ως ένα μεμονωμένο CRM, αλλά ως μια μακροπρόθεσμη πλατφόρμα πληροφόρησης.
Πρώτα αποτυπώνουμε τον τρόπο σκέψης της ομάδας, μετά βελτιστοποιούμε. Τα φύλλα του Excel αντανακλούσαν μια πραγματική επιχειρησιακή λογική. Ξαναχτίσαμε αυτή τη λογική σε σχεσιακό σχήμα πριν προσθέσουμε νέες δυνατότητες, ώστε οι υπάρχουσες πρακτικές της ομάδας να μεταφερθούν χωρίς καμία επανεκπαίδευση.
Φέρνουμε τα δεδομένα στον χρήστη, όχι τον χρήστη στα δεδομένα. Το Marine Traffic, τα δημόσια μητρώα στόλου, το Google News, το OneDrive και το Outlook έγιναν μέρος του RMS αντί για ξεχωριστές καρτέλες του browser. Ένα αίτημα δημιουργείται από ένα email με ένα κλικ. Οι θέσεις των πλοίων ενημερώνονται σε προγραμματισμένα διαστήματα. Η κατάσταση συμμόρφωσης υπολογίζεται συνεχώς αντί να ελέγχεται με το χέρι.
Χτίζουμε για επέκταση. Η Resolute δεν ζήτησε δεκαοκτώ modules από την πρώτη μέρα· ζήτησε μια πλατφόρμα που θα αντικαθιστούσε το Excel της. Κάθε αρχιτεκτονική απόφαση της πρώτης έκδοσης προϋπέθετε ότι το RMS θα συνέχιζε να μεγαλώνει: ένα σχεσιακό σχήμα αρκετά ευέλικτο για νέες οντότητες, materialised views και caching με Redis έτοιμα για βαρύτερα φορτία ανάγνωσης, Socket.IO για συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο, και αρθρωτή αρχιτεκτονική controllers ώστε νέα modules να προστίθενται χωρίς να ξαναγράφονται τα παλιά. Το κόστος αυτής της απόφασης πληρώθηκε από την αρχή. Το όφελος πολλαπλασιάζεται με κάθε module που προστέθηκε από τότε.
Τι φτιάξαμε
Τα βασικά modules του CRM ενοποιούν πλοία, εταιρίες, επαφές, ναυπηγεία, λιμάνια, αιτήματα, ευκαιρίες επισκευής, καμπάνιες και πρότυπα σε ένα ενιαίο σχεσιακό μοντέλο δεδομένων, που αντικατέστησε κάθε φύλλο του αρχικού Excel και πρόσθεσε δυνατότητες που το Excel δεν θα μπορούσε ποτέ να έχει.
Ένα επίπεδο ναυτιλιακής πληροφόρησης φέρνει θέσεις πλοίων από το Marine Traffic με ιστορικό ταξιδιών 12 μηνών, επαλήθευση σε δημόσια μητρώα στόλου με παρακολούθηση κατάστασης, αυτόματο υπολογισμό της επόμενης ημερομηνίας ανανέωσης που εφαρμόζει τον ναυτιλιακό κανόνα της πενταετίας όταν λείπουν δεδομένα, και ωριαία ροή Google News για κάθε εταιρία.
Η μηχανή Repair Prospects είναι ένα στρατηγικό εργαλείο μάρκετινγκ που εντοπίζει πλοία που πιθανότατα θα χρειαστούν δεξαμενισμό τους επόμενους 24 μήνες. Φιλτράρει ανά ναυπηγείο, μέγεθος δεξαμενής και γεωγραφική περιοχή δραστηριότητας, και ξεχωρίζει τα τρέχοντα leads (πλοία που βρίσκονται τώρα στην περιοχή ενός ναυπηγείου) από τα ιστορικά, με λογική βαθμολόγησης που ρυθμίζεται ανά ναυπηγείο.
Η σύνδεση με το οικοσύστημα της Microsoft καλύπτει διαχείριση εγγράφων στο OneDrive με έξυπνη δομή φακέλων Inquiries/{Company}/{Vessel}, πρόσθετο Outlook για δημιουργία αιτημάτων απευθείας από τα email, και Azure AD / MSAL για εταιρικό SSO και ταυτοποίηση πολλαπλών παραγόντων.
Ένα κέντρο ελέγχου λειτουργιών δίνει εικόνα σε πραγματικό χρόνο για τις υπηρεσίες παρασκηνίου και επιτρέπει στην ομάδα να εκκινεί χειροκίνητες εργασίες: συγχρονισμό ημερομηνιών δεξαμενισμού, καθαρισμό δεδομένων νηογνωμόνων, επαλήθευση Marine Traffic, έλεγχο στόλου, ανανέωση ειδήσεων. Οι κλίμακες βαθμολόγησης leads ανά ναυπηγείο είναι προσαρμοσμένες για τα ASRY (Μπαχρέιν), Lisnave (Πορτογαλία), Dakarnave (Σενεγάλη) και τα μεγάλα τουρκικά ναυπηγεία. Οι αναφορές είναι διαδραστικές (Chart.js, ECharts) και εξάγονται σε Word, Excel, PDF και email.
Επόμενα βήματα
Για τη Resolute, τα θεμέλια είναι πλέον στη θέση τους, και τα δεκαοκτώ modules που χτίστηκαν πάνω τους είναι η απόδειξη.
Τεχνολογίες
Έχετε ένα παρόμοιο έργο;
Ας συζητήσουμε πώς μπορούμε να χτίσουμε μαζί κάτι σπουδαίο.