Vertikale KI-Automatisierung, live im Produktivbetrieb, statt der nächsten KI-Präsentation.
WeAreFabbrik baut KI, die Ihren Betrieb entlastet: Anrufe annehmen, Termine buchen, Anfragen aufnehmen. Und wir belegen, dass es funktioniert, denn wir haben unsere eigene gebaut: Callen AI, eine KI-Rezeptionistin, die für Kliniken live im Einsatz ist. Ein Senior-Team, von Anfang bis Ende.
Alle verkaufen „KI-Automatisierung“. Kaum jemand liefert sie.
Ihr Posteingang ist voll von Agenturen, die versprechen, dass KI Ihren Betrieb verändert. Die meisten haben noch nie einen funktionierenden Agenten vor echte Kunden gestellt. Sie verkaufen einen Discovery-Workshop, eine Präsentation und einen Proof of Concept, der die Demo nie verlässt, während Ihr Team weiterhin jeden Anruf annimmt, jeden Termin bucht und jedes Formular von Hand abtippt.
Die Lücke liegt nicht im Modell. Heutige LLMs und Voice-Stacks sind mehr als gut genug. Die Lücke liegt in der Umsetzung: in der unspektakulären Engineering-Arbeit, die aus einer cleveren Demo etwas macht, das rund um die Uhr läuft, Sonderfälle abfängt, sich in Ihre bestehende Telefonanlage und Ihren Kalender einfügt und Sie vor Ihren Kunden nicht blamiert.
Wir wissen das, weil wir es für uns selbst gebaut haben. Callen AI nimmt echte Anrufe für echte Kliniken an und bucht sie in einen echten Kalender: live, im Produktivbetrieb, als Self-Service. Wenn Sie uns beauftragen, bekommen Sie das Team, das diese Lücke bereits überwunden hat, und nicht eines, das auf Ihre Kosten lernt.
Vom Scoping bis zum Live-Pilot mit echtem Volumen, kein Proof of Concept auf Folien.
Fester Umfang, vor Projektstart angeboten. Kein unbefristeter Retainer für „KI-Transformation“.
Betrieben auf Infrastruktur, die Ihnen gehört, integriert in die Tools, die Sie bereits nutzen. Kein Lock-in.
Die repetitive Arbeit mit hohem Volumen, die Ihrem Team den Tag raubt.
Wir wählen einen Workflow mit großer Hebelwirkung, automatisieren ihn durchgängig mit KI und bringen ihn in den Produktivbetrieb, angebunden an Telefon, Kalender und Ihre Tools. Danach bauen wir auf diesem bewährten Fundament auf.
- 01
Sprach- & Telefon-Agenten
KI, die eingehende Anrufe annimmt, das Anliegen versteht und bucht, weiterleitet oder löst, so wie Callen AI es heute für Kliniken tut. Transkribiert, protokolliert und bei Bedarf sauber an einen Menschen übergeben.
- 02
Termin- & Aufnahme-Automatisierung
Buchungen, Erinnerungen und Aufnahmeformulare laufen automatisch gegen Ihren echten Kalender und Ihre Daten. Keine Doppelerfassung, keine vergessenen Rückmeldungen.
- 03
Posteingang & Dokumentenverarbeitung
KI, die eingehende E-Mails, Formulare und Dokumente liest, das Wesentliche extrahiert und weiterleitet oder ablegt. Genau die manuelle Sichtung, die Ihr Team jeden Morgen erledigt.
- 04
Interne Ops-Agenten
Agenten auf Basis Ihrer bestehenden Systeme, die Fragen aus dem Team beantworten, Berichte abrufen und die wiederkehrenden Recherchen übernehmen, die echte Arbeit unterbrechen.
- 05
Systemintegration
Das Bindeglied: CRM, Kalender, Telefonie, Abrechnung und Google Workspace so verbunden, dass die Automatisierung tatsächlich an Ihre Daten kommt. Hier scheitern die meisten KI-Projekte; für uns ist es Kernkompetenz.
- 06
Leitplanken & Übergabe
Konfidenzschwellen, Eskalation an Menschen, Protokollierung und Monitoring: Die KI erledigt, was sie sicher beherrscht, und übergibt den Rest an eine Person.
Vom Scoping zum Live-Pilot in zwei bis vier Wochen.
- Woche 1
Einen Workflow festlegen
Wir finden den einen Workflow mit dem höchsten Volumen und dem klarsten ROI, planen die Integrationen und definieren in Zahlen, was „funktioniert“ bedeutet. Kein Transformationsplan, der alles auf einmal will.
- Woche 2–3
Bauen & integrieren
Wir bauen den Agenten, binden ihn an Telefon, Kalender und Tools an und ergänzen Leitplanken und Eskalationswege. Sie testen ihn an echten Fällen, bevor er mit einem Kunden spricht.
- Woche 3–4
Live gehen & messen
Die Automatisierung geht mit echtem Volumen in den Produktivbetrieb. Wir überwachen, optimieren anhand echter Daten und liefern Ihnen die Zahlen: bearbeitete Anrufe, eingesparte Stunden, Kosten pro Interaktion.
Für Betriebe, die in repetitiver Arbeit mit hohem Volumen untergehen.
Kliniken & Gesundheits-KMU
Empfangsteams, die unter Anrufen und Terminanfragen begraben sind. Genau dafür wurde Callen AI gebaut: annehmen, buchen und nachfassen, ohne zusätzliches Personal.
Dienstleistungs-KMU (DACH & EU)
Handwerk, Agenturen und lokale Dienstleister, bei denen jeder verpasste Anruf ein verlorener Auftrag ist. KI, die die Nachfrage auffängt, die Ihr Team nicht rechtzeitig bedienen kann.
Operations-Verantwortliche
Sie führen das Backoffice und wissen genau, welche Aufgaben die meisten Stunden kosten. Genau die automatisieren wir zuerst, belegen den ROI und bauen dann aus.
Gründer, die KI integrieren
Sie haben ein Produkt und möchten KI darin verankern, ob Sprache, Aufnahme oder agentische Workflows, gebaut von einem Team, das selbst ein KI-Produkt ausgeliefert hat.
Mit einem Workflow starten. Angebot vor Projektstart.
- Ein Workflow, durchgängig definiert
- Gebaut, integriert und live geschaltet
- Leitplanken + Übergabe an Menschen
- ROI anhand echter Daten gemessen
- Lieferung in 2–4 Wochen
Ideal für: Betriebe, die einen Workflow mit hohem Volumen erst beweisen wollen, bevor sie skalieren
- Alles aus dem Pilot
- Mehrere Workflows oder ein umfassenderer Sprachagent
- Tiefere Integrationen (CRM, Abrechnung, Telefonie)
- Monitoring- und Optimierungsphase
- Dokumentierte Übergabe
Ideal für: KMU, die einen Kernprozess über ihren gesamten Stack automatisieren
- Laufende Automatisierungs-Roadmap
- Ein individuelles KI-Produkt oder eine Plattform
- Regulierte oder größer skalierte Umsetzung
- Dasselbe Senior-Team, dauerhaft
- Mandate ab 4 Wochen
Ideal für: Unternehmen, die KI-Automatisierung zur Kernkompetenz machen, nicht zum Einzelprojekt
Jedes Mandat hat einen festen Umfang und wird vor Beginn angeboten. Telefonie-, Modell- und Cloud-Konten werden direkt Ihnen in Rechnung gestellt und gehören Ihnen. Wir bauen in Ihrem Stack: volle Transparenz, kein Lock-in.
Wir liefern unser eigenes KI-Produkt aus. Die meisten Agenturen reden nur über Ihres.
Wir sind keine KI-Strategieberatung und kein Prompt-Shop. Wir sind Senior-Engineers, die Produktivsoftware bauen und betreiben, und wir haben unser eigenes vertikales KI-Produkt, Callen AI, von der Idee bis zum Live-SaaS gebracht: Voice-Infrastruktur, Abrechnung, Onboarding, Go-to-Market. Das ist der Unterschied zwischen einem Team, das den Schritt von der Demo in den Produktivbetrieb bereits geschafft hat, und einem, das auf Ihre Kosten lernt.
- Wir haben Callen AI ausgeliefert, eine KI-Sprachrezeptionistin, die heute echte Termine für Kliniken bucht
- Erfahrung in regulierten Branchen: IMTF (Schweizer RegTech) und Finalysis (Finanz-SaaS). Wir liefern Arbeit auf Compliance-Niveau
- Ausschließlich Senior-Engineers, keine Junioren, die an Ihrem Betrieb lernen
- Sicher im gesamten KI-Automatisierungs-Stack: Voice (Twilio, ElevenLabs), LLMs (GPT-4) und die Integrationen, die beides erst nutzbar machen
- Geleitet von Konstantinos Tsolakidis, Fractional CTO mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Engineering-Führung
- In Estland registriert (WeAreFabbrik OÜ): reibungslose EU-Verträge und -Rechnungen für Kunden in DACH und der EU
Sie wägen zuerst No-Code-Plattformen ab? Lesen Sie unseren Vergleich Individuelle KI-Agenten vs. No-Code-Plattformen (auf Englisch).
Die kurzen Antworten.
Was unterscheidet Sie von einer KI-Beratung?
Beratungen verkaufen Strategie und Workshops, wir liefern funktionierende Automatisierungen. Wir bauen den Agenten, integrieren ihn in Ihre Systeme, bringen ihn in den Produktivbetrieb und liefern Ihnen die Zahlen. Das Modell haben wir mit unserem eigenen Produkt, Callen AI, bewiesen, bevor wir es anderen angeboten haben.
Brauchen wir zuerst saubere Daten oder ein großes Tech-Team?
Nein. Die meisten KMU, mit denen wir arbeiten, nutzen die Tools, die sie bereits haben: eine Telefonanlage, einen Kalender, ein CRM, ein gemeinsames Postfach. Wir integrieren, was vorhanden ist. Wenn etwas die Automatisierung tatsächlich blockiert, sagen wir es Ihnen im Scoping-Gespräch, bevor Sie etwas investieren.
Was lässt sich realistisch automatisieren?
Repetitive, regelbasierte Arbeit mit hohem Volumen: Anrufe annehmen und weiterleiten, Buchungen und Erinnerungen, Aufnahme und Formularverarbeitung, Dokumentensichtung, interne Recherchen. Wenn eine Aufgabe dutzende Male am Tag auf dieselbe Weise erledigt wird, ist sie ein Kandidat, und wir beginnen mit der, die den klarsten ROI hat.
Macht die KI vor unseren Kunden Fehler?
Genau dafür planen wir. Jede Automatisierung hat Konfidenzschwellen und einen Übergabeweg zu einem Menschen: Der Agent erledigt, was er sicher beherrscht, und eskaliert den Rest. Callen AI übergibt einen Anruf an eine Person, sobald es an seine Grenzen kommt. Sie behalten die Kontrolle.
Gehört uns die Automatisierung?
Vollständig. Sie läuft auf Ihrer Telefonie, Ihren Modell-Konten und Ihrer Cloud, komplett dokumentiert und übergeben. Kein Lock-in und keine Abhängigkeit von uns, damit sie weiterläuft.
Arbeiten Sie mit Unternehmen aus der DACH-Region und der EU?
Ja, das ist einer unserer Kernmärkte. WeAreFabbrik ist in Estland registriert (OÜ), daher laufen EU-Verträge und Rechnungen sauber und unkompliziert. Wir arbeiten remote für Kunden in der gesamten DACH-Region und der übrigen EU.
Schluss mit KI-Überzeugungsarbeit im eigenen Haus. Liefern Sie eine Automatisierung, die funktioniert.
Buchen Sie ein 20-minütiges Scoping-Gespräch. Nennen Sie uns den einen Workflow, der Ihr Team die meiste Zeit kostet, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob KI ihn automatisieren kann, was es dafür braucht und was es einspart.
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